Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwa Powiatowego w Sępólnie Krajeńskim

Informacja o wynikach kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie Powiatowym w Sępólnie Kraj. w latach 2007-2010.

 Rok 2007

      W roku 2007 przeprowadzone zostały 2 kontrole w Starostwie Powiatowym w Sępólnie Kraj. tj: w dniach 28-30 marca oraz 3-4 kwietnia 2007 r. przez  Inspektora kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Odział w Bydgoszczy w zakresie :

• zgłaszania do ubezpieczeń,
• prawidłowości deklarowania składek,
• prawidłowość wypłacania świadczeń,
• prawidłowość kompletowania wniosków emerytalno - rentowych o ustalenie kapitału
• początkowego,
• prawidłowość wystawiania zaświadczeń dla celów ubezpieczeń społecznych.

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.

W dniu 27 lipca 2007 r.  przedstawiciel Archiwum Państwowego w Bydgoszczy  przeprowadził kontrolę archiwum zakładowego Starostwa Powiatowego  (w tym Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Sępólnie Kraj.)

w zakresie przestrzegania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz stan zachowania materiałów archiwalnych.

„ W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. Lokal archiwum zakładowego przeniesiono do nowego większego pomieszczenia, które zostało odpowiednio wyposażone i zabezpieczone. Zastrzeżenia budzi jedynie zbyt mała ilość zamontowanych w nim punktów świetlnych.
2. Przepisy kancelaryjno-archiwalne są przestrzegane w zakresie poprawności klasyfikacji dokumentacji na kategorie archiwalne. Rada i Zarząd Powiatu przekazują terminowo i kompletnie akta do archiwum zakładowego a protokoły są zaopatrzone w oprawy introligatorskie. Część komórek organizacyjnych nie przekazuje terminowo i kompletnie dokumentacji do archiwum zakładowego, w szczególności dotyczy to materiałów archiwalnych ( dokumentacji kategorii „A”).

W związku z powyższym Archiwum Państwowe w Bydgoszczy – działając w oparciu o art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późniejszymi zmianami ) zaleca:

1.      Przekazać z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego całość spraw zamkniętych do 2005 roku włącznie, a zwłaszcza dokumentacje stanowiącą materiały

      archiwalne ( dokumentacja kat. „A”).

1. W lokalu archiwum zakładowego zamontować większa ilość punków świetlnych.”

O pełnym wykonaniu zaleceń pokontrolnych poinformowano Dyrektora Archiwum Państwowego w Bydgoszczy pismem z dnia 1.04.2008 r.

      Kontrola Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej dotyczyła

Praktycznego stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz stanu zabezpieczenia i zachowania geodezyjnych materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu geodezyjnego ( dokumentacji kategorii archiwalnej „A”).

„W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Sępólnie Krajeńskim

      posiada siedem samodzielnych pomieszczeń służących do przechowywania,  

      udostępniania i kopiowania dokumentacji. Pomieszczenia te są jednak zbyt ciasne,

     zwłaszcza w części biurowej, w stosunku do istniejących potrzeb.

      2.  Oprawiono matrykuły podatkowe i księgi budynkowe. Nie podjęto konserwacji map,

      z których znaczna cześć jest w złym stanie technicznym.

1. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej nie wyłączył do tej

żadnej dokumentacji ze swojego zasobu. Przekazaniu do Archiwum Państwowego podlega fotomapa”

     Zalecenia:

    „ 1.  Przeprowadzić konserwacje map, które są w złym stanie technicznym.

1. Przygotować i przekazać do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy fotomapę.”

W odpowiedzi na zalecenia  pismem z dnia 3.04. 2008 r. poinformowano o przeprowadzeniu konserwacji map poprzez ofoliowanie. Natomiast termin przekazania fotomapy, Geodeta Powiatowy zaproponowała aby przesunąć do czasu sporządzenia mapy numerycznej terenów wiejskich tj. do 2011 r. Korzystanie z wyżej wymienionych materiałów archiwalnych oraz aktualnych, pozwala na określenie przyczyn ewentualnych niezgodności w stanach użytkowania.

Protokoły z w/w kontroli znajdują się u Sekretarza Powiatu.

Rok 2008

Według prowadzonej w Starostwie Powiatowym „Książki Kontroli” w 2008 r. przeprowadzonych zostało 6 kontroli zewnętrznych, w tym 3 dotyczyły kontroli kompleksowej Stanowiska Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych.

Protokoły z w/w kontroli znajdują się u Inspektora  Zarządzania Kryzysowego.

     W dniach 26.03. – 14.04. 2008 r. doradca techniczny Najwyższej Izby Kontroli Delegatura w Bydgoszczy przeprowadził kontrolę, której przedmiotem było wykonanie wniosków pokontrolnych w zakresie przestrzegania wymagań związanych z koncesjami i opłatami za wydobywanie kopalin pospolitych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przesłanym do Starosty Sępoleńskiego w dniu13.06.2005 r.  Z wystąpienia pokontrolnego z dnia 23 kwietnia 2008 r. wynika, że „Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych uchybień, realizację prze Starostwo wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 06. 2005 r.

1. Formułując powyższą ocenę, NIK uwzględnia prawidłowa realizację zadań objętych kontrolą, w okresie od II półrocza 2205 do końca 2007 r. polegających na:

1)      wydawaniu decyzji administracyjnych określających wysokość opłaty   eksploatacyjnej, na podstawie własnych ustaleń, w razie niedopełnienia przez przedsiębiorców obowiązku jej wniesienia,

2)      egzekwowaniu od koncesjonariuszy obowiązków określonych w koncesjach, w tym:

a)      obowiązku oznakowania i zabezpieczenia złoża,

b)      corocznego ujmowania zmian w zasobach złoża w operacie ewidencyjnym,

c)      rekultywacja wyrobiska,

d)      dokonywania wat na fundusz likwidacji zakładu górniczego,

3)      prowadzeniu kontroli w terenie i monity pisemne w sprawach dot.

egzekwowania obowiązków wynikających z koncesji,

4)      prowadzeniu postępowań administracyjnych w sprawach dotyczących

nielegalnej eksploatacji kopalin, w tym m.in.: wydawaniu decyzji nakazujących wstrzymanie wydobycia oraz decyzji o naliczeniu podwyższonych opłat w przypadku stwierdzenia nielegalnego wydobycia kopalin oraz prowadzeniu kontroli wykonania zaleceń określonych w w.w. decyzjach,

5)      powierzeniu obowiązków geologa powiatowego dyrektorowi Wydziału

Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska.

1. Jednocześnie Najwyższa Izba Kontroli wskazuje na uchybienia polegające na:

      -    nie prowadzeniu dalszych działań w celu wyegzekwowania obowiązku zabezpieczenia  

wyrobiska przed dostępem osób trzecich przez wykonanie ogrodzenia i postawienia tablic ostrzegawczych,..

-         nie przeprowadzeniu kontroli wykonania postanowień decyzji RO.750/15/05 z dnia

     28.07.2005 r. nakazującej wstrzymanie wydobycia i zabezpieczenie wyrobiska,

 

       Przedstawiają powyższe oceny i uwagi, Najwyższa Izba kontroli wnosi o:

1. Podjecie działań w celu doprowadzenia do wykonania postanowień decyzji RO.7510/6/05 z dnia 30.06.2005 r.
2. Przeprowadzenie kontroli wykonania każdej decyzji dotyczącej wstrzymania nielegalnego wydobycia i zabezpieczenia wyrobiska.”

Pismem z dnia 7 maja 2998 r. poinformowano NIK Delegaturę w Bydgoszczy o sposobie

wykorzystania uwag i wykonaniu wniosków oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

 

     W dniach 3-30 czerwca i 2 lipca 2008 r. Urząd Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy

przeprowadził kontrolę prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi w 2006 roku.

„W 2006 roku Powiat Sępoleński nadzorował następujące jednostki organizacyjne:

Liceum Ogólnokształcące w Więcborku, Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczna w Sępólnie Krajeńskim, Komendę Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Sępólnie Krajeńskim, Placówką opiekuńczo-Wychowawcza Wielofunkcyjną w Więcborku, Zarząd Drogowy w Sępólnie Krajeńskim, Liceum Ogólnokształcące w Sępólnie Krajeńskim, Zespól Szkół Ponadgimnazjalnych w Sępólnie Krajeńskim, Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Sępólnie Krajeńskim, Domu Pomocy Społecznej w Suchorączku, Zespół Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Sypniewie, Zespół Szkół Nr 2 w Sępólnie Krajeńskim, Zespól Szkół Centrum Edukacyjne w Więcborku, Dom Pomocy Społecznej dla Dzieci i  Młodzieży  Niepełnosprawnej Intelektualnie w Kamieniu Krajeńskim, Dom Pomocy Społecznej w Kamieniu Krajeńskim, Powiatowy Urząd Pracy w Sępólnie Krajeńskim, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Więcborku.”…

W wyniku przeprowadzonego postępowania kontrolnego stwierdzono, że w odniesieniu do podległej jednostki organizacyjnej Powiatu Sępoleńskiego – Powiatowego Urzędu Pracy – nie został spełniony wymóg określony w art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, ( Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.), dotyczy objęcia kontrolą w każdym roku, co najmniej 5% wydatków. Wymagane przepisami 5% wydatków Powiatowego Urzędu Pracy w Sępólnie Krajeńskim stanowiło w 2006 roku kwotę 113.955,99 zł”

 „W zakresie opracowania i uchwalenia budżetu Powiatu, wykonania budżetu, subwencji, dotacji, środków na dofinansowanie własnych inwestycji i zadań pozyskiwanych z funduszy strukturalnych, sprawozdawczości, przestrzegania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych oraz prawidłowości ustalania i pobierania przez powiat dochodów budżetowych z dysponowania nieruchomościami nieprawidłowości nie stwierdzono. W Powiecie Sępoleńskim na dzień 31 grudnia 2006 roku nie wystąpiły wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego.

W wnioskach i wskazaniach dotyczących usunięcia nieprawidłowości wpisano: „Przestrzegać obowiązujących przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.).”

Protokoły z w/w  w kontroli znajdują się u Sekretarza Powiatu.

    W dniach 16 – 19 grudnia 2008 r. przeprowadzona została kontrola problemowa w zakresie zadań organu administracji architektoniczno-budowlanej, wynikających z ustawy Prawo Budowlane.

„Badanie sposobu prowadzenia spraw z zakresu administracji architektoniczno -budowlanej:

W trakcie kontroli badaniem objęto akta następujących spraw administracyjnych:

-  pozwoleń na budowę,

-  zgłoszeń budowy i robót

Prowadzone postępowania sprawdzano zgodnie z planem kontroli pod kątem:

-  terminowości załatwiania spraw

-  zapewnienia udziału stron w postępowaniu

-  zgodności z obowiązującymi przepisami

-  zgodności projektu zagospodarowania działki z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, wymaganiami ochrony środowiska, wymaganiami decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

-  kompletności projektu budowlanego( czy posiadają wymagane opinie, uzgodnienia pozwolenia i sprawdzenia )

-  czy projekty zostały sporządzone przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane oraz czy pracownicy na terenie działania Urzędu – Starostwa Powiatowego wykonują czynności w zakresie dokumentacji projektowej.

Zwrócono uwagę na elementy postępowań: wezwania do usunięcia braków formalnych wniosków, postanowienia o nałożeniu obowiązku usunięcia braków w projektach budowlanych, postanowienia w przedmiocie zawieszenia postępowania, również pod kątem stosowania przepisów ustawy – Prawo ochrony środowiska”

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.

Rok 2009

      W dniu 25 marca 2009 r. pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Kujawsko – Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy przeprowadzili kontrolę doraźną W zakresie wykorzystania środków finansowych w zakresie tworzenia i prowadzenia Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Więcborku. Oryginał protokołu znajduje się u Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Więcborku.

       W dniach 22 czerwca do 10 lipca 2009 r. pracownicy Wydziału Finansów i Budżetu Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy przeprowadzili kontrole W zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania dochodów budżetu państwa, związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej w okresie od 01.01.2008r. do 31.12.2008r.

Protokół z kontroli znajduje się w Wydziale Finansów Starostwa Powiatowego w Sępólnie Krajeńskim.

Rok 2010

W okresie od 27 stycznia do  12 marca 2010 r. pracownicy Regionalnej Izby Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych.

Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej obejmowała swoim zakresem następujące tematy:

        I. Ustalenia ogólno-organizacyjne.

       II. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.

      III. Gospodarka pieniężna i rozrachunki.

      IV. Wykonanie budżetu :

1.      Dochody

2.      Przychody

3.      Wydatki

4.      Rozchody

       V. Mienie komunalne.

       VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień.

      VII. Rozliczenia finansowe jednostek samorządu terytorialnego z jej jednostkami

             organizacyjnymi.

 W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 kwietnia 2010 r. zawarto 3 uwagi dot.:

1)      w zakresie rachunkowości jednostki – nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli,

2)      wydatków budżetowych ( przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych w stosunku do planu finansowego na dzień 23 września 2008 r. o kwotę 226.51 zł.),

3)      w zakresie sprawozdawczości budżetowej nieprawidłowości usunięte zostały

      do dnia zakończenia kontroli.

 Informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych  przesłano pismem z dnia 27 maja 2010 r.

 Protokół z kontroli znajduje się w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

 

     W dniach 25 lutego do 31 marca 2010 r. pracownicy Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej Wydziału Skarbu Państwa i Nieruchomości Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy przeprowadzili kontrolę problemową w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości Starostwa Powiatowego.

Kontrola 0bjeto następujące  zagadnienia:

1. Rejestrowanie, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, aktów notarialnych, prawomocnych orzeczeń sadowych i ostatecznych decyzji administracyjnych doręczanych do organu prowadzącego te ewidencję.
2. Terminowość i merytoryczna poprawność procesu wprowadzania zmian do operatu Ewidencji gruntów i budynków, wynikających w szczególności z aktów notarialnych, prawomocnych orzeczeń sądowych i ostatecznych decyzji administracyjnych, a także  dokumentacji przekazywanej od właścicieli lub wykonawców prac zgłoszonych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
3. Przekazywanie zbioru danych ewidencji gruntów i budynków do rejestru przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
4. Przepływ informacji i dokumentów, mających znaczenie dla ewidencji gruntów i budynków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Starostwa Powiatowego w Sępólnie Krajeńskim.
5. Udzielanie informacji, wypisów, wyrysów, kopii i zaświadczeń na podstawie danych zawartych w operacie ewidencji gruntów i budynków.
6. Naliczanie i egzekwowanie opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu Ewidencji gruntów i prowadzenie dokumentacji z tym związanej ( ocena, czy istniejący system zapewnia pełną kontrole nad procesem pobierania opłat).
7. Wykonywanie obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów o ochronie danych osobowych, związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów i budynków, w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utrata i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim samych oraz dostępem osób nieuprawnionych.

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne z dnia 5 maja 2010 r. zwrócono uwagę na:

• przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne w zakresie wydawania zaświadczeń o posiadaniu nieruchomości jedynie podmiotom do tego uprawnionym,
• założenie komputerowych baz danych ewidencyjnych dla obszarów wiejskich powiatu sępoleńskiego - z podaniem  terminów realizacji poszczególnych etapów.

 

 W okresie od 9 czerwca do 9 sierpnia 2010 r. ( z przerwami ) pracownicy Najwyższej Izby

 Kontroli Delegatury w Bydgoszczy przeprowadzili kontrolę  stosowania ustawy z dnia 6 wrzsn8a 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej ( BIP ) w okresie od 1 stycznia 2007 r. do 31 marca 2010 r.

Kontrola objęto:

1.      Przygotowanie kadrowe i organizacyjne jednostki do wypełniania zadań określonych

ustawa o dostępie do informacji publicznej ( „Ustawa’)

2.      Udostępnianie informacji publicznej w formie wyłożenia lub wywieszenia.

3.      Udostępnianie informacji publicznej na wniosek.

4.      Prowadzenie strony podmiotowej BIP

5.      Skargi w zakresie dostępu do informacji publicznej i jawności działania jednostki.

6.      Nadzór i kontrola nad wykonaniem Ustawy.

7.      Świadczenie usług administracyjnych drogą elektroniczną.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na uchybienia polegające m.in. na:

• potrzebę zmiany danych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej dot. redaktora strony, o których   mowa w § 13 rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej ( Dz. U. Nr 10, poz. 68 ),  celem zachowania zgodności strony głównej i strony podmiotowej BIP,
•  konieczności usunięcia w wykazie na stronie głównej BIP strony podmiotowej Starostwa Powiatowego w Sępólnie Krajeńskim nieprawidłowego rekordu o nazwie „Urząd Gminy Sępulno Krajeńskie”.

• Zapewnienie przez administratora przeprowadzania kontroli dziennika strony BIP

w każdy dzień powszedni oraz przyjęcie rozwiązań zapewniających udokumentowanie tego faktu.,

• Rozważeniu wprowadzenia zmian w układzie strony BIP prowadzących do wyeksponowania pewnych kategorii informacji oraz usunięcia zakładek nie zawierających żadnych informacji,
• Podjęcia działań w celu udostępniania informacji publicznej przez wszystkie podległe jednostki organizacyjne powiatu (  na 17 jednostek BIP prowadzi 12 jednostek ),
• Podjęcia działań w celu usunięcia ograniczeń w dostępie do informacji publiczne wprowadzonych przepisami Statutu Powiatu.

Pismem z dnia 24 września 2010  znak: OS. 0911 –4/10 r. udzielono informacji o sposobie wykorzystania uwag i podjętych działaniach w celu realizacji zaleceń pokontrolnych.

       W dniu 18 sierpnia 2010 r. prze4dstawiciel Archiwum Państwowego w Bydgoszczy przeprowadził kontrolę archiwum zakładowego

W wyniku kontroli wydal jedno zalecenie aby przekazać z komórek organizacyjnych Do archiwum zakładowego całość akt spraw zamkniętych do 2008 roku włącznie, a zwłaszcza dokumentację stanowiącą materiały archiwalne ( dokumentacja kat. „A”) w terminie do dnia 31 grudnia 2010 r.

       W dniu 28 września 2010 r. pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców przeprowadzili kontrolę w zakresie realizacji zadań zleconych w zakresu administracji rządowej dot. wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem dotacji celowej udzielonej w budżetu państwa na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w roku 2010.

Zakres kontroli obejmował:

• terminowość wykorzystania dotacji udzielonej na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w roku 2010 r.
• zasadność wydatków poniesionych przez Powiat Sępoleński podczas kwalifikacji wojskowej w roku 2010 r.

Kontrola przeprowadzona została na stanowisku Inspektora Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych.